Получить дополнительную информацию о системе электронного документооборота или задать вопрос эксперту можно по телефону +7 (495) 777–10-95 (доб.3596) или по электронной почте paruhin@i-teco.ru.

Электронный документооборот (СЭД, ЭДО) - это система оперативного управления движением изделия и конструкторско-технологических документов в ходе производственных процессов.

Система электронного документооборота предназначена для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения организаций и их подразделений.

Компания «Ай-теко» осуществляет разработку и внедрение системы электронного документооборота.

Функции СЭД

1. Организация единого информационного пространства

Внедрение СЭД позволяет организовать единое информационное пространство документооборота в компании. Благодаря данной функции сотрудники организации получают оперативный доступ к любым видам документов с возможностью полнотекстового поиска.

2. Автоматизация процессов регистрации, согласования и утверждения документов

СЭД позволяет автоматизировать следующие процессы документооборота в компании:

• регистрация входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов;
• согласование и утверждение документации;
• отчетность при работе с документами;
• контроль исполнения резолюций и поручений.

Автоматизация документооборота в системе ЭДО производится согласно требованиям государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ ИСО 15489-3-2007 и регламентирующих документов компании. В СЭД могут регистрироваться схемы, чертежи, технологические карты, изображения, таблицы, текстовые документы различных форматов и пр. Электронные версии при диспетчеризации производства передаются в ЭДО по цепочке.

3. Обеспечение поиска документов в системе

Благодаря механизму связности в СЭД можно создавать логические связи между электронными версиями документов, что обеспечивает оперативность документооборота в отношении объектов, связанных группированием.

4. Обеспечение разграничения прав доступа пользователей к документам

За счет разграничения прав доступа пользователей к объектам электронной системы СЭД позволяет обеспечить программно-контролируемый регламентированный документооборот.

5. Комплексная система отчетности

СЭД позволяет осуществлять регламентацию автоматизированных и смежных процессов документооборота, что упрощает работу архивной службы компании в отношении использования выдачи документов, контроля их сохранности и пр.

Преимущества СЭД

Оптимизация деловых процессов. Внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить время выполнения бизнес-процессов и повысить их качество за счет:

• параллельного, последовательного и дополнительного согласования документа;
• условной маршрутизации;
• интеграции СЭД с другими электронными системами;
• контроля исполнения;
• генерации событий в СЭД (сокращение объемов бумажных документов и их копий);
• специализированных модулей ЭДО (возможность удаленной работы через смартфон или КПК благодаря концепции «Мобильный офис», функция автоматической группировки документов в электронном досье - по работнику, клиенту, проекту и т. д.).

Прозрачность действий с документами. Внедрение системы электронного документооборота позволяет обеспечить прозрачность истории документов за счет:

• единой базы, объединяющей всю информацию;
• поиска по атрибутам и по содержанию;
• версионности электронного документа с сохранением ссылок на другие объекты в СЭД;
• контролируемой ролевой модели доступа к документам;
• мониторинга состояния документооборота (возможность видеть структуру всех поручений в СЭД).

Повышение исполнительной дисциплины. Внедрение системы электронного документооборота позволяет повысить исполнительную дисциплину за счет:

• статистики делопроизводства (отчеты ЭДО по степени эффективности деловых процессов и персональным показателям);
• механизмов контроля исполнения отдельных поручений по документообороту на любом уровне организации.