Получить дополнительную информацию или задать вопрос об организации электронного архива эксперту компании «Ай-Теко» можно по телефону +7 (495) 777 10 95 (доб.3596) или по электронной почте paruhin@i-teco.ru

Электронный архив документов (ЭА) – это многофункциональный программно-технический комплекс автоматизации архивной службы организации и ее подразделений.

Основные цели ЭА - повышение оперативности обеспечения сотрудников информацией и централизация архивов всех филиалов через единую точку доступа к документам.

Система электронного архива реализуется на основе платформы EMC Documentum и позволяет строить решения по принципу централизованной или федеративной архитектуры.

Организация электронного архива документов. Функции системы.

Компания «Ай-Теко» предлагает внедрение системы электронного архива, включающее анализ требований и бизнес-процессов, проектирование, разработку, опытную эксплуатацию и ввод готовой системы в промышленное использование.

Комплектование

• Сканирование и оцифровка документов, размещение их в электронном архиве.
• Прием документов на оперативное хранение в подразделениях и на постоянное хранение в архиве организации.
• Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение согласно срокам и требованиям, установленным Федеральной архивной службой России и органами управления субъектов РФ.
• Ретроспективный перевод существующих архивов организации в электронную версию.

Хранение

• Управление безопасностью, доступностью и продолжительностью хранения документов в соответствии с их ценностью.
• Резервное копирование.
• Создание электронного каталога с иерархической структурой и распределением информации по их типам (ОРД, технические, финансовые, кадровые и прочие документы).

Использование

• Доступ из учетной системы в соответствии с правами пользователя.
• Поиск документа по электронному каталогу или по заданным параметрам.
• Разработка поисковых архивных индексов, классификаторов и рубрикаторов.
• Обработка заявок на выдачу оригиналов или копий официальных документов.

Классификация и учет

• Учет источников комплектования и видов единиц архивного хранения, а также разработка номенклатуры дел организации.
• Учет поступления, перемещения, выдачи и уничтожения оригиналов и копий официальных документов.
• Генерация печатных форм первичных учетных документов архива.
• Формирование электронных справочников и классификаторов документов.

Утилизация

• Проведение анализа ценности документов архива.
• Выделение объектов для удаления.
• Гарантированное уничтожение информации.

Назначение

Система электронного архива предназначена для комплексной автоматизации комплектования, учета, хранения, использования и утилизации следующих объектов архивных служб компании:

• организационно-распорядительных, кадровых, финансовых, уставных, имущественных и тендерных документов,
• договоров с приложениями, дополнительными соглашениями и первичными документами,
• записей электронной почты,
• конструкторских, технологических, проектных, конструкторских, эксплуатационных документов и пр.

Преимущества электронного архива документов

Быстрый поиск. Единая информационная среда хранения обеспечивает возможность упрощения и ускорения поиска конкретного объекта, сокращения количества копий и потерь документов. ЭА позволяет оперативно осуществлять доступ к электронным папкам архива непосредственно из интерфейсов учетной системы с учетом прав доступа.

Контроль местоположения. Система ЭА позволяет учитывать физическое местоположение каждого объекта благодаря единому архиву всех документов, общей точке доступа к электронным классификаторам, справочникам и рубрикаторам, а также сохранению истории обработки.

Сохранность и доступность версий. Организация ЭА позволяет автоматизировать процессы архивирования и контроля сроков хранения объектов. В электронной системе сохраняется история обработки каждого документа с меткой актуальной на данный момент версии. ЭА позволяет минимизировать риски потери оригиналов документов и исключить возможность утраты электронных версий.

Возможность построения логических связей. Логические связи между объектами в системе электронного архива позволяют увеличить оперативность поиска и уменьшить трудозатраты при обработке документов.