Чтобы узнать дополнительную информацию о рациональной организации документооборота, обращайтесь по телефону в Москве +7 (495) 777 10 95 (доб.3596) или по электронной почте paruhin@i-teco.ru.

Документооборот в организации – это движение документов от их составителя до исполнителя и отправки в архив по выстроенным информационным цепочкам. Данный процесс выполняет несколько функций в делопроизводстве:

• обеспечение коммуникации между структурными подразделениями компании;
• первичная регистрация (учета) всех хозяйственных операций;
• информационное обеспечение и инструмент контроля для аппарата управления.

Компания «Ай-Теко» предлагает услуги по внедрению электронного документооборота на предприятиях любой сферы деятельности.

График документооборота

График документооборота – это схема движения первичных документов в организации с момента их выписки до сдачи на хранение. Каждое предприятие составляет и утверждает его самостоятельно. Задача графика заключается в построении рационального документооборота, который обеспечивает оптимальное количество подразделений, исполнителей, а также минимальный срок для прохождения (учета) каждого первичного документа.

Результатом правильного составления графика является:

• наилучшее распределение должностных обязанностей между сотрудниками;
• усиление контрольных функций учетных операций;
• ускорение движения документов.

Ответственность за разработку документов, их своевременную передачу согласно графику и достоверность отражаемой информации несут лица, которые их составили и подписали.

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

• Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;
• Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;
• Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.
• Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
• Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Способы организации документооборота

Существуют следующие способы учета документации:

Бумажный. Означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный. Подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный. Предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.